ERP -Ứng dụng hiệu quả và thành công trong doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp tham gia sàn chứng khoán đều lựa chọn hệ thống thông tin quản lý riêng. Trong đó, việc triển khai ERP trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng ứng dụng.

Khái niệm về ERP

ERP – từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Chức năng hỗ trợ điều hành hoạt động kinh doanh doanh nghiệp. Mọi dữ liệu đều được tích hợp vào hệ thống cơ sở duy nhất.

Khi mà các tập đoàn, công ty lớn chịu sức ép bởi xu thế gia nhập WTO. Cũng như quá trình niêm yết trên sàn chứng khoán cạnh tranh. Đã khẳng định việc ứng dụng ERP tại thị trường chứng khoán Việt Nam là điều thực sự cần thiết.

ERP là gì?

Theo các chuyên gia, ERP tăng trưởng ở hầu hết các phân khúc. Nhiều công ty đã ý thức vai trò quan trọng của ERP trong việc hoạch định ngân sách. Đồng thời sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng giải pháp.

ERP nên được ứng dụng trước hay sau khi doanh nghiệp lên sàn?

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam đang niêm yết cổ phiếu trên sàn chứng khoán. Đầu tư hệ thống ERP mang lại nhiều hiệu quả đáng ngạc nhiên. Bên cạnh việc nâng tầm quản lý doanh nghiệp là khả năng tạo dựng niềm tin cho cổ đông.

Đặc biệt, bằng quá trình quản lý nhiều chiều. ERP đã kết nối thành công với các hệ quản lý nghiệp vụ chứng khoán một cách hiệu quả.

Thực tế, ứng dụng hệ thống quản lý kiểm soát các hoạt động doanh nghiệp là nhu cầu cơ bản. Bản thân doanh nghiệp không chỉ bị gò bó về số  lượng thông tin lớn thiếu tính liên kết. Mà còn đòi hỏi sự nhạy bén, nắm bắt cơ hội phát triển luôn tạo nên áp lực.

Từ đó, buộc doanh nghiệp phải chuẩn hóa. Tiến hành hoàn thiện quy trình kinh doanh, lựa chọn các phần mềm công nghệ thông tin hiện đại. Có như vậy mới đảm bảo về tính cạnh tranh trước các đối thủ.

ERP được ứng dụng vào thời điểm nào hợp lý nhất?

Việc ứng dụng ERP cho doanh nghiệp chuẩn bị lên sàn chứng khoán được khuyến khích cần thực hiện ngay.

Riêng các doanh nghiệp đang trên sàn thì nâng cấp ERP sẽ mang lại hệ thống kiểm soát tiên tiến. Góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, tạo dấu ấn đối với các nhà đầu tư và cổ đông. Quyết định này được đánh giá cao khi nâng tầm giá trị cho doanh nghiệp.

ERP ứng dụng trong doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Canslim là gì? Những điều cơ bản cần biết về Canslim

Tiêu chí quan trọng đánh giá ERP

Trước khi thực hiện ERP, doanh nghiệp sắp lên sàn nhất định cần phải xác định mục đích đầu tư. Như thế mới nắm bắt rõ ràng tiêu chí lựa chọn giải pháp sao cho phù hợp.Tại thị trường chứng khoán ở Việt Nam, có nhiều lựa chọn để doanh nghiệp tham khảo. Từ phân khúc cao cấp (SAP, Oracle) đến tầm trung (Navision, Microsoft). Ngoài ra, các đơn vị trong nước không bỏ lỡ cơ hội xây dựng tính năng quản lý hấp dẫn. Fast Business là  gợi ý được khách hàng tin tưởng, thiết kế dày công, khẳng định thương hiệu uy tín.

Đứng trước đa dạng sự lựa chọn, hẳn không ít doanh nghiệp cảm thấy hoang mang. Khi hầu hết các đề xuất giải pháp ERP khá giống nhau về nội dung. Trong khi lại có sự chênh lệch về giá cả. Bất cứ nhà cung cấp nào cũng khẳng định với khách hàng về chất lượng. Khả năng giải quyết khó khăn trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Thế nhưng, muốn chắc chắn đạt được kỳ vọng đầu tư cho hệ thống ERP phải dựa vào một số tiêu chí.

Dựa vào cơ sở dữ liệu duy nhất

Các công ty nhiều chi nhánh, tập đoàn mô hình mẹ con cần được quản lý một cách tập trung. Sự xuất hiện của một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất đóng vai trò quan trọng. Giúp doanh nghiệp yên tâm khi có khả năng hỗ giảm thiểu rủi ro hoạt động.

ERP hiện đại thường thiết kế hoạt động theo mô hình web-based. Khi đó, hệ thống tập trung toàn bộ về trụ sở chính, thao tác truy cập thông qua mạng internet. Nhờ vậy, thuận tiện theo dõi, kiểm soát hoạt doanh nghiệp trong thời gian thực.

Phù hợp môi trường Việt Nam

Sự phù hợp ở đây là tiếng Việt cùng các chuẩn tài chính, chứng khoán của thị trường Việt Nam. Hệ thống ERP có liên quan đến toàn bộ bộ phận doanh nghiệp, mọi người đều cùng tham gia.

Khả năng phân tích quản trị, sửa chữa

ERP phải phân tích được theo các trung tâm chi phí (Cost center) hoặc chiều phân tích (Dimension). Yêu cầu này cho phép đánh giá được hiệu quả doanh nghiệp. Cùng quy trình vận hành, ERP đòi hỏi tính hướng dẫn để doanh nghiệp sửa chữa, khai thác thông tin. Mục đích hoạch định dự kiến phát triển tương lai.

Tính mở

Lựa chọn ERP, doanh nghiệp đừng quên quan tâm đến tính mở giải pháp. Điều này trợ giúp thiết lập thông số sao cho thích ứng thực tế doanh nghiệp ở mỗi giai đoạn. Đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý khi cần thiết.

Tính mở của ERP còn được thể hiện ở khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn. Hoặc quy tụ bởi những cơ sở dữ liệu trong hệ thống.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng và giá cả

ERP luôn thay đổi, hoàn thiện quy trình hoạt động doanh nghiệp tùy theo nhu cầu cụ thể. Do đó, doanh nghiệp phải quan tâm đến dịch vụ sau khiển khai ERP. Lưu ý về chính sách bảo trì, nâng cấp do đối tác cung cấp.

Có thể, vì tiết kiệm chi phí doanh nghiệp chọn giải pháp rẻ. Song ở đó lại tiềm ẩn nhiều rủi ro như thiếu tính chuyên nghiệp và trách nhiệm. Dễ phát sinh chi phí ẩn, không chú trọng tính bảo mật.

Ngược lại, việc đầu tư một khoản lớn cho ERP cao cấp lại thỏa mãn tốt mọi yêu cầu khắt khe. Đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tính bảo mật, phục vụ chu đáo. Mang lại những giá trị bền vững cho doanh nghiệp trên thị trường chứng khoán.

Các bước đầu tư ERP

Đầu tư ERP được coi như khoản đầu tư dài hạn, số vốn có thể thay đổi theo từng năm. Chính vì thế, doanh nghiệp phải có sự nghiên cứu nghiêm túc, xây dựng lộ trình phù hợp. Ngân sách trở thành yếu tố phục vụ việc mở rộng, nâng cấp cho phần mềm hệ thống.

Không có bất cứ quy chuẩn nào cho việc lập ngân sách đầu tư ERP. Đã có nhiều doanh nghiệp rơi vào bế tắc khi ứng dụng ERP. Nguyên nhân do thiếu chi phí triển khai, hoặc xác định chưa đúng từ ban đầu.

Muốn thoát khỏi tình trạng đó, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước sau:

Xây dựng chiến lược

Xác định mục tiêu, chiến lược, phạm vi ứng dụng, các giai đoạn thực hiện và công việc cần thiết. Ngân sách xây dựng lúc này tập trung vào dự toán khảo sát. Cộng thêm tìm hiểu yêu cầu, thay đổi tổ chức, nhân sự tương ứng.

Doanh nghiệp nên kết hợp với đơn vị tư vấn để biết được phần chi tiêu hợp lý. Khoản tiền có thể từ vài chục triệu đến vài tỷ đồng.

Mua sắm

Khoản đầu tư mua sắm tương ứng các hạng mục chi. Bao gồm hồ sơ gọi thầu, đánh giá về tính khả thi, tham quan đơn vị ứng dụng thành công… Quá trình mua sắm doanh nghiệp làm độc lập hay thuê bên tư vấn cùng đánh giá đều được. Số tiền trong khoảng vài triệu đến vài trăm triệu.

Hang Hoa Phai Sinh

Triển khai ERP

Kết quả ứng dụng ERP chứng khoán bao gồm quy trình tác nghiệp, quản lý chiến lược. Cho đến chuyển đổi hoạt động doanh nghiệp theo phạm vi, quy mô đề ra.

Phần ngân sách chuẩn bị cho giai đoạn triển khai ERP chính là chi phí mua giải pháp. Gồm tiền bản quyền PM (License), tư vấn triển khai (Implementation), bảo trì, hỗ trợ sử dụng dịch vụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần chi thêm một số khoản liên quan khác. Có thể kể đến hạ tầng, phần cứng, giải pháp an toàn bảo mật. Số tiền dao động khoảng vài trăm tới vài tỷ đồng.

Bảo trì, nâng cấp

Sau khi doanh nghiệp triển khai ERP chứng khoán cần được bảo trì. Cũng như nâng cấp nhằm vận hành thông suốt, hay mở rộng tùy nhu cầu phát triển. Khoản đầu tư có thể lên đến vài chục tỷ đồng chi theo hàng năm.

Xác định tổng chi phí sở hữu (TCO – Total cost of ownership) cho ERP là yêu cầu nghiêm túc. Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát thành công các khoản chi cần thiết, tránh rủi ro thâm hụt ngân sách.

>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng để ứng dụng ERP thành công

Một số lưu ý về nguyên tắc kiểm soát ERP hiệu quả

Triển khai ERP là một quá trình dài hạn, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ. Bởi thế, muốn ứng dụng giải pháp hiệu quả như mong muốn. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các nguyên tắc kiểm soát ERP.

Đánh giá quy trình thực hiện

Ngoài nhân viên phụ trách IP, mọi người trong doanh nghiệp đều phải tham gia lập kế hoạch ERP. Tiến hành đánh giá về quy trình thực hiện. Những ý kiến đóng góp mang lại cho doanh nghiệp bản kế hoạch chi tiết. Được coi như thêm lần rà soát hệ thống, nắm bắt về lợi ích, yếu tố hoàn thiện.

Đánh giá đúng quy trình

Vì muốn đẩy nhanh quá trình ứng dụng ERP khi lên sàn chứng khoán. Nhiều doanh nghiệp đã rút ngắn việc đánh giá đơn vị cung cấp giải pháp. Đây thực sự là một mối lo ngại bạn không được chủ quan.

Ít nhất doanh nghiệp phải dành ít nhất 3-4 tháng để tham khảo, lựa chọn. Đồng thời lên kế hoạch thực hiện và đánh giá ưu điểm, hạn chế giữa các nhà cung cấp ERP. Với doanh nghiệp lớn trên thị trường chứng khoán càng nên dành nhiều thời gian nghiên cứu.

Thành lập riêng ban chỉ đạo ERP

Ở ban chỉ đạo do doanh nghiệp thành lập cần có một người am hiểu sâu về ERP. Sự hiểu rõ hoạt động doanh nghiệp, quá trình vận hành hệ thống chung giúp quản lý hiệu quả.

Khi cần thiết, ban chỉ đạo xem xét vấn đề chi tiết, sự việc phát sinh. Để cùng nhau tìm ra cách thức giải quyết hợp lý. Giám sát tiến độ ERP doanh nghiệp ở từng giai đoạn thay vì quan tâm đến quản lý cấp cao.

Hang Hoa Phai Sinh

Lên dự toán chi tiết

Để chủ động, doanh nghiệp thường dự toán ngân sách trước khi triển khai ERP. Tuy nhiên, dù tham khảo nhiều nguồn, cố gắng đưa ra định mức ước lượng. Song vẫn khó tránh được sự chênh lệch lớn so với thực tế. Ngoài các khoản chính, cũng cần chú ý đến những hạng mục xung quanh. Để xây dựng bảng tổng chi phí hoàn chỉnh nhất.

Xác định thời điểm phù hợp

Về thời điểm triển khai giải pháp ERP nhiều doanh nghiệp dựa vào trực quan. Nhưng thực tế không hoàn toàn phù hợp cho mọi đơn vị.

Có những doanh nghiệp đủ tiềm lực tài chính song cũng không phù hợp áp dụng ERP ngay. Cần có thời gian sắp xếp theo trình tự nhất định, tối ưu hóa hệ thống công nghệ. Thời điểm đưa ERP vào vận hành tối ưu là khi doanh nghiệp sẵn sàng. Chuẩn bị  tốt về tài chính, vật lực, năng lực và kế hoạch thực hiện rõ ràng.

Hy vọng với chia sẻ từ bài viết trên đây đã phần nào hữu ích đối với bạn. Chúc bạn ứng dụng thành công ERP cho doanh nghiệp trên thị trường chứng khoán.

Bình luận

*

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.